Jobid=5377_63707 – (0.105)
Management Assistant – 16 tot 20 uur – Twente Board
Samenvatting
In deze rol ben je een belangrijke schakel binnen Twente Board. Als Management Assistant zorg je ervoor dat afspraken, communicatie, ontvangsten en kantoorzaken soepel verlopen. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt voor rust in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is.
Je werkt nauw samen met de Officemanager en hebt daarnaast contact met collega’s, boardleden, partners en bezoekers. Door jouw ondersteuning loopt alles achter de schermen goed door en kunnen anderen zich richten op hun werk en de doelen van de organisatie.
Binnen deze functie krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken, mee te denken en zaken proactief op te pakken. Je schakelt makkelijk tussen geplande werkzaamheden en ad hoc vragen en weet hierin goed prioriteiten te stellen.
Kortom: krijg jij energie van organiseren, ontzorgen en schakelen? Werk je graag in een betrokken organisatie waar ondernemers, onderwijs en overheid samenkomen? Dan komen we graag met je in contact.
De organisatie
Je komt te werken bij Twente Board, een unieke samenwerking tussen ondernemers, onderwijs en overheid in Twente. Samen wordt gewerkt aan het versterken van de economische positie van de regio, het versnellen van innovatie en het zichtbaar maken van de kracht van Twente. Binnen Twente Board staat samenwerking centraal. De organisatie brengt partijen bij elkaar die samen bouwen aan een sterke, innovatieve en toekomstgerichte regio. Dat maakt de werkomgeving dynamisch, maatschappelijk relevant en afwisselend. Je komt terecht in een platte organisatie met korte lijnen, veel betrokkenheid en ruimte om je rol op jouw manier in te vullen. De sfeer is open, energiek en professioneel, met collega’s die samenwerken aan een gezamenlijk doel.
Dit ga je doen
Als Management Assistant ondersteun je het team en zorg je ervoor dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt. Je beheert agenda’s en mailboxen, neemt het algemene telefoonnummer op, ontvangt gasten en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor.
Daarnaast zorg je ervoor dat vergaderruimtes, kantoorbenodigdheden en voorraden op orde zijn. Ook ondersteun je bij interne en externe communicatie en ben je een aanspreekpunt voor verschillende contacten binnen en buiten de organisatie.
De rol vraagt om iemand die vooruitdenkt en zelfstandig ziet wat nodig is. Soms is je werk gepland, soms komt er onverwacht iets tussendoor. Juist die afwisseling maakt deze functie interessant voor iemand die graag organiseert, overzicht houdt en rust brengt in een drukke omgeving.
Voorbeelden takenpakket
- Beheren van agenda’s en mailboxen.
- Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Ontvangen en begeleiden van gasten in de Twente Hub.
- Opnemen van het algemene telefoonnummer en beantwoorden of doorzetten van uiteenlopende vragen.
- Regelen van vergaderruimtes, kantoorbenodigdheden en voorraden.
- Ondersteunen bij interne en externe communicatie.
- Aanspreekpunt zijn voor interne en externe contacten.
- Signaleren en organiseren van jubilea, attenties en bijzondere momenten.
- Ad hoc ondersteunen waar nodig.
Wie jij bent
Wij zoeken een positieve, toegankelijke en servicegerichte professional die energie krijgt van organiseren en ontzorgen. Jij houdt overzicht, schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en blijft rustig wanneer er veel tegelijk speelt.
Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en proactief. Je ziet werk liggen, pakt zaken actief op en denkt mee over wat nodig is. Daarnaast vind je het prettig om anderen te ondersteunen, maar kun je ook goed prioriteiten stellen en duidelijk communiceren.
Kortom: we zoeken iemand die structuur brengt, graag samenwerkt en met een gezonde dosis humor en energie past binnen een betrokken en dynamische organisatie.
Waar zijn wij naar op zoek
- Je bent positief, toegankelijk en servicegericht.
- Je werkt nauwkeurig en houdt goed overzicht.
- Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden.
- Je communiceert helder en professioneel.
- Je werkt graag samen, maar kunt ook zelfstandig taken oppakken.
- Je bent beschikbaar voor 16 tot 20 uur per week.
Wat krijg je van de organisatie?
- Een afwisselende parttime functie van 16 tot 20 uur per week.
- Flexibele werktijden en werkdagen in overleg.
- Een passend salaris, afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
- Enthousiaste collega’s, teamdagen en gezellige uitjes.
- Een rol waarin je zichtbaar bijdraagt aan rust, overzicht en een prettige werkomgeving.
Waarom samenwerken met YPD?
- Wij hebben kennis van de arbeidsmarkt en bemiddelen professionals op hbo- en academisch niveau.
- YPD is een verlengstuk van recruitment voor onze opdrachtgevers.
- Uitgebreide en intensieve wervingsprocessen zijn voor ons corebusiness.
- Al 20 jaar zijn wij actief als recruitmentpartner voor zowel organisaties als professionals.
Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met YPD.
Mail naar Rokay Haafkens via of bel .
Deel deze vacature: