Wat ga je doen?
Als administratief medewerker ben jij verantwoordelijk voor de werkzaamheden die worden uitgevoerd bij het facilitaire loket. Dit loket van TFS Enschede heeft het afgelopen jaar meer vorm gekregen en samen met je collega’s help jij mee aan het verder inrichten hiervan. Jij zorgt voor de juiste administratieve ondersteuning richting het facilitaire team, alsmede naar de (politie)collega’s en externe partijen.
Het takenpakket van het loket bestaat o.a. uit het beheer van het wagenpark, het toegangssysteem en het behandelen van gebruikerswensen. Je draagt zorg voor de planning van binnenkomende aanmeldingen van leveranciers die werkzaamheden komen uitvoeren in onze panden. Hiervoor maak je gebruik van de Outlook agenda’s en zorg voor je een optimale planning voor de huismeesters. Bij het loket komen alle bestellingen binnen, deze worden gecontroleerd aan de hand van de pakbon als opdracht en worden verder administratief afgehandeld. De doorlooptijden monitor je in ons FMIS-systeem. Wij werken met name met het FMIS-systeem Planon.
Naast je administratieve taken kan het ook weleens voorkomen dat je moet bijspringen waar nodig. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het begeleiden van leveranciers of aannemers binnen het pand. Buiten kantoortijden draai je eens in de zes á zeven weken mee in de piketdienst volgens een vooraf vastgesteld rooster, zodat we als team adequaat kunnen reageren op storingen buiten kantoortijden.